Cómo debemos de actuar cuando un cliente nos genera el primer impago.
Cuál es la forma de actuar en el momento en que un cliente de nuestra empresa nos genera la primera incidencia de pago es una cuestión mucho más importante de lo que a priori podría parecer.
Esto se debe a que fijar las pautas así cómo normalizar las políticas de recobro de nuestro negocio es vital para evitar problemas de impago en la empresa.
¿Por qué hablamos de recobro y no de cobro?.
Pueden parecer términos muy similares pero realmente no tienen nada que ver. Cuando hablamos de “cobrar una factura”, nada tiene que ver a la hora de tener que “recobrarla”.
El cobro de una factura se produce dentro de los plazos de vencimiento acordados entre la parte acreedora y deudora.
Sin embargo, cuando hablamos de “recobro”, la cosa cambia, y es que cuando empezamos con el recobro de una factura, es cuando el vencimiento del cobro de la misma se ha pasado y por tanto, ya tenemos el derecho a reclamar judicialmente si procede el cobro de esta factura.
¿Cuál es el medio más adecuado para notificar en primera instancia al deudor?.
Antiguamente cuando se hacía un requerimiento formal a un deudor del saldo que se nos adeudaba, había que hacerlo a través de medios físicos fehacientes cómo el burofax.
Gracias a la implantación de nuevas tecnologías, ahora tenemos a nuestro alcance correos electrónicos con firmas incluso digitales que acreditan el envío de la comunicación.
Siempre es bueno notificar al deudor dejando constancia escrita.
Ya sea a través de email, carta, o bien con mensaje de texto. Esto puede servirnos de cara a acreditar en el futuro ante un juzgado el hecho de que la deuda la hemos requerido amistosa y previamente a cualquier vía judicial interpuesta.
A parte de notificar al deudor nuestro derecho sobre el
cobro de nuestra factura, debemos de partir de la base inicial de que se trata
de un mal entendido y que entendéis que van a solucionarlo en los próximos
días.
Es más, si podemos hablar directamente con la persona responsable de la empresa deudora mejor ya que tenga el o no la culpa en el incidente, intentará derivar responsabilidades al departamento financiero como lavado de imagen personal.
Esto de hecho suele ocurrir mucho y posiblemente pague la deuda en breve alegando que ha sido un “problema de administración”. (Nosotros cómo acreedores, ponemos cara de que nos lo creemos y a cobrar que es de lo que se trata).
