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  • Cómo cobrar facturas de modo efectivo

    Cómo cobrar facturas de modo efectivo

    Ciertas empresas tienen métodos prácticos para cobrar facturas de manera ágil. Son compañías que tienen una sana gestión de cobros, con lo que logran que sus negocios funcionen mejor, ya que generan ventas y garantizan que sus operaciones se desarrollen, sin mayores inconvenientes. 

    También, son empresas que contratan a los mejores empleados para asegurar su buena marcha y además, le dan una esencial importancia a la gestión de cobros a través del uso de herramientas para controlar impagos de facturas.

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    Lo cual es imprescindible para mantener un flujo de caja eficiente tanto en las empresas como de parte de los profesionales y autónomos, ya que es importante asegurar la venta de productos y servicios para tener ingresos.

    No obstante, hay empresas que tienen métodos con pagos tardíos de sus facturas, ya que prefieren rutinas de usar su tiempo extra para tratar de contar con un flujo de caja más fluido, pero pueden comprometer el efectivo al no cobrar facturas en el tiempo más oportuno. 

    Para mejorar la gestión de cobros donde los clientes paguen sus facturas a tiempo, es necesario ser proactivo y adoptar una tendencia de cobros con soluciones automatizadas que faciliten la emisión oportuna de las facturas, así como su efectivo seguimiento para agilizar los procesos asociados a cobrar facturas, con la finalidad de minimizar los impagos.

    Automatizar los procesos de facturación

    La facturación online o electrónica permite optimizar y agilizar los procesos asociados a la facturación y la cobro, permite a la empresa sustituir las facturas en papel que suponen un gasto considerable de recursos y hacen más lento el proceso de emisión, entrega al cliente y su posterior control. 

    Al incorporar la facturación online la empresa cuenta con una factura digital que se almacena en su bases de datos, lo que facilita su ubicación en todo momento y desde cualquier departamento de la empresa, de ser necesario se puede imprimir, además los clientes la reciben en forma inmediata. La facturación online ofrece además una serie de beneficios para cobrar facturas pendientes entre ellos:

    Crear informe de cobros pendientes

    Determinar cuáles son los cobros pendientes es el primer paso para empezar a mejorar el estado de los cobros. Los sistemas de facturación online permiten ordenar facturas impagadas y cronológicamente por fecha de vencimiento, cliente, cantidad, entre otras opciones. 

    Tener este tipo de apoyo tecnológico en las empresas permite detectar los problemas de cobro de forma anticipada y evitar de forma efectiva que las cuentas se retrasen o dejen de cancelarse, por falta de cobro efectivo. 

    Facilitar el pago de facturas

    Las empresas más activas en los cobros cuentas con facturación online, lo que ayuda a su clientela a pagar con mayor facilidad, al contar con facturas con datos completos e información clara y precisa que evitan que desde los departamentos de cuentas de los clientes sean rechazadas por falta de datos o por información confusa, que se detecta en su revisión. 

    Este sistema personaliza las facturas de empresas y autónomos e incluye la información debida para luego enviarlas online en formato PDF y con firma electrónica mediante un email, lo que permite que el proceso de cobrar facturas sea más rápido. 

    Cuando las empresas conocen el procedimiento de pago de facturas de cada cliente, puede seguir su cancelación de cerca y con mayor confiabilidad y antes del vencimiento del pago puede recordarles que deben realizar determinado pago, para asegurarse de que ese ingreso se hará efectivo. Es una forma de garantizar que la gran mayoría de los importes ingresen en la fecha.

    El envío de remesas bancarias también agiliza la gestión de cobros, ya que al vencerse la fecha de pago se encargan del envío de recibos correspondientes a la cuenta de los clientes, ahorrándoles tiempo, ya que no deben hacer transferencias y en la empresa se cobra el dinero de las facturas en el tiempo requerido. 

    Descuentos y promociones por pagos a corto plazo

    Los descuentos por pagar pronto es una forma de reinventar las medidas de cobro de los productos y/o servicios para cobrar por anticipado, ya que es una forma excelente de cobrar facturas de manera segura y evitar los retrasos en el pago. 

    Pero, cuando no se pueden aplicar ese tipo de alternativas, brindar descuentos por pago pronto es una estrategia efectiva. Un descuento de un 22% sí pagan antes del vencimiento de la cuota, es un descuento que genera capital a la empresa, ya que aumenta el flujo de caja de manera importante y ligera. 

    Plan de contingencia para facturas impagadas

    No hay que dejar hasta el último momento del plazo de cobro para cobrar una deuda pendiente, ya que entre más se tarda el cobro menos posibilidades existe de que se haga efectivo parcial o totalmente. Es necesario llamar o enviar email a los clientes desde el primer día que el pago presenta retraso, para recordar de manera cordial que está vencido y por lo general pagan. 

    Pero, cuando el pago no se hace en un lapso de tiempo prudencial o el cliente recibe varios avisos y no cancela su factura, es necesario avanzar en otro paso en el plan de cobro y enviarles una carta de reclamación donde se les recuerde la posibilidad de acciones legales en caso de que no cancelen en el plazo determinado. 

    Negociar pago de facturas con morosos

    Si un cliente fijo informa que no ha cancelado ciertas facturas pendientes por problemas de liquidez y pide la flexibilización de sus pagos, se puede estudiar la posibilidad de negociar un plan especial de pagos a plazos, con condiciones y nuevos plazos claros y por escrito. También, a futuras ventas se le ofrecen productos a contado y pago anticipado para que pague sin problema.

    Aplicar nuevos instrumentos financieros

    Los productos financieros que ofrecen las entidades bancarias para ayudar a cobrar facturas para asegurar la liquidez. Como herramientas para anticipar cobros mediante sistemas tecnológicos que disponen de póliza de crédito, que permite el acceso a liquidez cuando se presenten retrasos en cobros a determinados clientes. 

    Contratar un seguro de cobro es certificar que se pueda cobrar facturas impagadas y además, se minimice el riesgo de perder el dinero de las facturas por impagos. Un sistema facturación sistematizada ofrece grandes ventajas y además, una permanente y eficiente comunicación con los clientes, permite mantener las cuentas sanas. 

    Sugerencias claves

    Cobrar facturas impagadas no es fácil, los métodos de cobro efectivos incluyen mantener una excelente relación comercial con la clientela, ya que el retraso en los pagos se presenta pese a que la ley combate la morosidad. También, existe el problema del pago facturas con plazos muy largos, los cuales atentan con el bienestar de finanzas de las empresas pequeñas y autónomos. 

    Los planes y sistemas personalizados de cobro que facilitan el adelanto de los cobros como una solución para cobrar facturas permiten contar con una plataforma para aumentar las ventajas de negociación de las facturas, con menores riesgos. 

    Para cobrar facturas es necesario tener una visión amplia que abarque todos los departamentos, como el de planificación, administrativo, compras, logística, comercial y marketing, para plantear un ciclo completo y alineado de cobro de facturas más eficiente, donde se entreguen pedidos en fechas previstas, se respeten las condiciones y en especial, se mantengan los precios acordados.

    El método de cobro al cliente planificado desde el departamento de finanzas, debe producirse en base a un diagnóstico donde se detecten los errores y las discrepancias comerciales, con el fin de corregirlas sobre la marcha, para afinar detalles como la evaluación de la solvencia de los clientes y dejar claras las condiciones para evitar operaciones dudosas o incobrables. 

    Métodos para cobrar facturas

    Adaptarse al contexto para cobrar facturas con métodos que faciliten el pago correcto a la clientela, evitando las prácticas complejas y obsoletas. La mejor manera de cobrar el pago de las cuentas, es usar el método más conveniente, como: 

    Pagos anticipados

    Para minimizar impagos y garantizar la entrega de productos o la realización de un servicio las empresas pactan pagos anticipados, los cuales permiten a la empresa que ofrece los productos, bienes o servicios cobrar facturas por adelantado o al menos un importante porcentaje del cantidad total. 

    Operaciones al contado

    Es un método de cobro ideal, ya que el cliente cancela en el momento en que recibe el servicio o producto. Es un sistema de cobro muy utilizado en las actividades comerciales y la hostelería; entre otras, dadas sus grandes ventajas, tanto con pagos en efectivo o dinero en metálico, como con tarjeta, la cual amerita de un TPV para las tiendas físicas y pago electrónico para las online.

    Cheques 

    El cobro mediante cheques pueden limitar el cobro, pero se aplica a las operaciones de contado, ya que se puede cobrar facturas de forma inmediata. 

    Los pagos periódicos estipulados como una solución para el pago de servicios continuos o pedidos establecidos, en lapsos de un mes por ejemplo y el pago se puede hacer un día en determinado. Por domiciliación bancaria con recibos y cargos a cuentas en días acordados para el pago. Por transferencia el cliente es quien da la orden para cancelar al número de cuenta de la empresa. 

    Son opciones seguras para pagar facturas con registro de las operaciones de pago, pero la transferencia puede demorarse y afectar el flujo de caja por impago en la fecha convenida. Son pagos de factura viables que funcionan para operaciones prácticamente de contado.