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  • ¿Qué es y cómo funciona la gestión de cobro?

    ¿Qué es y cómo funciona la gestión de cobro?

    El término gestión de cobro hace referencia a todas las actividades administrativas y financieras realizadas por las entidades bancarias para garantizar la obtención del capital devenido en el intercambio comercial entre los consumidores y las empresas a través de numerosos métodos de pago, de esta manera los negocios pueden percibir sus ganancias de forma puntual.

    RECLAMAR FACTURA IMPAGADA

    Tarifas para cobrar una sóla deuda - Tarifa plana para cobrar varias deudas

    Es importante mencionar que para llevar una gestión de cobro efectiva es necesario contar con toda la información relacionada al consumidor y a la empresa, así que es fundamental realizar un seguimiento constante del comportamiento de los clientes y mantener actualizados todos los datos personales.

     

    Al mismo tiempo, la gestión de cobro también resulta un elemento fundamental para el funcionamiento general de la empresa al permitirle obtener los ingresos necesarios para seguir funcionando de forma regular, estas son algunas de las funciones más importantes de la gestión de cobro en todo negocio.


    Control de las deudas

    Uno de los aspectos más favorables de la gestión de pago es que permite llevar un registro ordenado de las deudas contraídas por los clientes de una empresa específica, de esta manera es posible saber con exactitud la cuantía total que la persona debe pagar y el plazo máximo de pago para notificar adecuadamente en caso de ser necesario.

    gestion de cobro

     

    También es necesario llevar un registro de la fecha de facturación por parte de la empresa y el método de pago utilizado por el consumidor para poder llevar un control de deudas adecuado, ya que cualquier dato incorrecto puede retrasar considerablemente el cobro de las deudas relacionadas a un cliente.


    Previsión y planificación del pago de los clientes

     

    En ocasiones los consumidores suelen retrasar sus pagos al máximo, es por este motivo que las empresas deben contar con planes de acción específicos en caso de que sus clientes no cumplan puntualmente con sus responsabilidades para poder solventar todas sus necesidades económicas incluyendo el pago de nóminas, la compra de materia prima y el pago de servicios.

     

    La previsión y planificación del pago de clientes permiten a las empresas funcionar adecuadamente mientras reciben el capital correspondiente a las facturas impagadas, también se encarga de gestionar todos los trámites legales para proceder de forma legal en caso de que el cliente se niegue a pagar sus deudas.

     

    Reclamación al cliente

    Otra función indispensable de la gestión de cobro es realizar los reclamos relacionados al impago de facturas, luego de que se cumpla el plazo límite, generalmente la entidad bancaria comienza a notificar por medio de mensajes de texto y correos electrónicos cuando el usuario no cancela su deuda en el caso establecido.

     

    Luego de 36 horas la entidad bancaria procederá a realizar una notificación verbal por medio de una llamada, por lo general si la demora en el pago no cuenta con ninguna justificación las personas deben pagar ciertos aranceles adicionales, sin embargo algunos bancos cancelan inmediatamente su servicio.

     

    Revisión y seguimiento en retraso de pagos

    A su vez, la gestión de cobro también permite analizar el comportamiento de pago de los clientes para determinar la causa del incumplimiento de sus responsabilidades financieras, ya que muchas personas dejan de pagar por motivos específicos, así que es posible negociar para llegar a un acuerdo sin perjudicar al cliente.

     

    Así mismo, muchas personas buscan retrasar al máximo el pago de sus deudas para su beneficio propio, sin embargo es imposible diferenciar entre ambos tipos de clientes si no se realiza un estudio y un seguimiento adecuado de los retraso de pagos, de la misma manera este proceso permite determinar cualquier error cometido por la entidad bancaria.

     

    ¿Cómo llevar una buena gestión de cobro?

    Cabe destacar que la gestión de cobro es una actividad sumamente compleja ya que requiere del manejo de una gran cantidad de información y de un registro permanente, así como también de una interacción constante con los clientes morosos para lograr que cumplan con sus responsabilidades financieras oportunamente.

     

    Afortunadamente existen numerosas estrategias de negocios que permiten evitar el retraso en los pagos por parte del cliente, al utilizar los instrumentos y procedimientos adecuados para realizar los cobros pertinentes, estas son algunas de las recomendaciones más habituales para llevar una gestión de cobro más efectiva.

     

    Utilizar el instrumento adecuado

    Una de las maneras más fáciles de evitar la pérdida de información es emplear el instrumento adecuado al momento de proporcionar cualquier servicio financiero, así que es fundamental utilizar facturas que incluyan todos los datos personales relacionados al cliente y toda la información general relacionada a la empresa.

     

    Por otro lado, el instrumento bancario también debe contar con toda la información general referente a la transacción, lo que incluye la fecha y hora del servicio, el costo total del servicio y el límite de tiempo con el que cuenta el cliente para pagar su deuda, lo que permite llevar un registro efectivo y ordenado de forma simple.

     

    Crear un informe de cobros pendientes

    Una de las maneras más efectivas de optimizar la gestión de cobro de cualquier empresa es determinar el estado de pago real de las cuentas por cobrar, de esta manera es posible establecer rápidamente cuales son los clientes que no han cumplido puntualmente con sus responsabilidades financieras en el tiempo establecido.

     

    En caso de no contar con un instrumento de facturación adecuado es necesario crear un informe de deudas al ordenar las facturas impagadas según su orden de vencimiento, tiempo de vencimiento, orden del cliente y la cantidad de dinero, para luego poder llevar adecuadamente la gestión de cobro.

     

    Ser activo con los esfuerzo de facturación y cobro

    Para minimizar la incidencia de impago de facturas es importante es ayudar a los clientes para que paguen de forma puntual, así que se recomienda que las facturas sean entendibles e incluyan toda la información pertinente, para que los clientes puedan estar al tanto de su plazo límite de pago y el total a pagar.

     

    También se recomienda analizar los métodos de pago utilizados por los clientes para poder realizar un seguimiento adecuado, es por este motivo que se recomienda a las empresas mantener una interacción con el cliente para estar al tanto si tiene alguna duda con respecto al pago de sus facturas, especialmente si se trata de cuantías significativas.

     

    Igualmente se recomienda a las empresas realizar la gestión de cobro por medio de remesas, ya que de esta manera es posible cobrar la deuda directamente desde su cuenta bancaria, lo que permite que los clientes ahorren tiempo y la empresa pueda recibir sus pagos puntualmente.

     

    Actuar con rapidez

    En caso de contar con clientes morosos es fundamental reclamar con rapidez para garantizar que cumplan con sus responsabilidades financieras, ya que está demostrado que mientras más se tarda en cobrar una deuda existen menos posibilidades de que sea pagada, así que se recomienda iniciar la gestión de cobro notificando a los clientes desde el primer día.

     

    Por lo general las primeras notificaciones suelen hacerse por vía telefónica o mediante correos electrónicos, no obstante si el cliente se demora en pagar su deuda es necesario realizar avisos más serios como el envío de reclamos en físico para notificar acerca de las consecuencias legales en caso de que no cumpla con sus responsabilidades a tiempo.

     

    Ofrecer incentivos por pagar rápido

    Sin lugar a dudas cobrar de forma anticipada por cualquier producto o servicio es la única manera de evitar el impago de facturas, pero si es necesario ofrecer otros métodos de pago al cliente, es posible tener una gestión de cobro eficiente y evitar la morosidad al ofrecer descuentos por pronto pago, lo que permite ahorrar dinero a los clientes que cancelen sus deudas a tiempo.

     

    Generalmente los descuentos por pronto pago ofrecidos por las empresas no suelen superar el 5%, sin embargo permiten mantener un flujo de caja constante al garantizar el pago puntual de las deudas contraídas por los consumidores.

     

    Ofrecer un plan de pago a los clientes morosos

    Es muy común que los clientes a veces enfrenten dificultades económicas, lo que impide que puedan pagar sus deudas de forma puntual, así que es importante ofrecer planes de pago a los clientes morosos para asegurarse de que el capital correspondiente a la deuda ingrese al negocio tarde o temprano.

     

    La mayoría de las empresas, como parte de su gestión de cobro, ofrecen planes de pago especiales a los clientes antiguos que presentan razones justificables para su retraso, generalmente este tipo de alternativas suelen ser más flexibles, pero incluyen porcentajes de intereses considerablemente altos para cubrir el tiempo de morosidad.

     

    Usar instrumentos financieros adecuados

    Hoy en día las entidades bancarias ofrecen a las empresas y negocios una amplia variedad de instrumentos financieros que les permiten mantener su flujo de caja sin comprometer su funcionamiento en caso de que sus clientes no paguen a tiempo sus deudas, lo que les permite minimizar los riesgos.

     

    Entre las opciones más interesantes para las empresas y negocios pertenecientes a todos los sectores de industria destacan los seguros de cobros, los cuales aseguran que la empresa perciba todas las ganancias relacionadas a las deudas contraídas por sus clientes, si estos no pagan en el plazo determinado.

     

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